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Ingegneria dei Sistemi



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Centro Immatricolazioni

Lo scenario

Il primo accesso alle strutture universitarie può risultare, per gli studenti, traumatico per l’elevato carico burocratico. La concentrazione delle procedure da effettuare in un periodo di tempo molto ristretto comporta notevoli disagi.
Un accesso alternativo alle segreterie studenti per la gestione della preimmatricolazione, dell’immatricolazione, dell’iscrizione ai vari corsi con prova di accesso ed in seguito ai moduli per il pagamento dell’imposta di iscrizione riduce pesantemente i tempi morti e i passaggi burocratici.
Fino ad oggi per ciascuna delle pratiche descritte era necessario effettuare lunghe code in segreteria studenti. La realizzazione del progetto ISED ha reso possibile l’accesso da casa, o da postazioni realizzate ad hoc, a tutti i servizi di uso comune, alleggerendo notevolmente il carico di lavoro degli uffici al pubblico.

L'applicazione

ISED ha sviluppato il proprio sistema modulare in questo contesto. Il Sistema ISED, a supporto ed integrazione del sistema di gestione delle segreterie studenti, si occupa di fornire un accesso di facile utilizzo e di rapida comprensione ai servizi universitari.

L'applicazione lato studente si occupa delle fasi di:

  • Preimmatricolazione
  • Iscrizione alle prove d'accesso
  • Gestione di un sistema di posta elettronica
  • Consultazione di esami, tasse e piani di studio
  • Generazioni di bollettini per il pagamento delle tasse

Un elaborato sistema di back office permette agli operatori delle segreterie di effettuare:

  • Immatricolazione integrata con il sistema di gestione delle segreterie
  • Gestione e caricamento degli immatricolati
  • Gestione delle graduatorie delle prove di concorso
  • Gestione specifica per le richieste di passaggio dal vecchio ordinamento al nuovo 3

L'obiettivo principale che ISED si è prefissata nello sviluppare il proprio Sistema è evitare che gli studenti debbano presentarsi alle segreterie per le esigenze di routine e , al tempo stesso, fornire loro uno sportello virtuale, cui accedere 24 ore su 24, che possa venire incontro a qualunque necessità.
Per la realizzazione di questo ambiente, ISED si è rivolta ad una tecnologia web-oriented per rendere l’accesso pratico e flessibile . Sono state realizzate anche delle postazioni dislocate sul territorio cittadino per assistere gli studenti più tecnofobi.

Si riporta l'esempio della compilazione del modulo di autocertificazione delle tasse. Fino ad oggi era necessario compilare un modulo prestampato che non teneva conto di molteplici casi particolari. Una volta compilato, il modulo doveva essere consegnato personalmente alle segreterie. Scaduti i termini di consegna i moduli venivano letti da un sistema ottico per essere meccanizzati, quelli scartati venivano inseriti a mano. Gli studenti che per varie ragioni potevano consegnare i moduli in date successive alla chiusura rendevano necessario l’inserimento a mano del modulo da parte del personale delle segreterie. Il Sistema ISED elimina tutti i passaggi fin qui evidenziati. Lo studente, assistito sul sito di gestione, compila un modulo elettronico, i dati vengono meccanizzati automaticamente sul sistema di gestione delle segreterie.

Il progetto ISED ha vinto il premio nazionale "Oscar dell'innovazione 2003".

I Benefici

Il sistema ISED

Il Sistema ISED soddisfa i criteri di modularità e flessibilità che consentono di aggiungere funzionalità non previste nel progetto originale, senza dover modificare la struttura gestionale o organizzativa. Permette un elevato standard di sicurezza ed un’elevata facilità d’uso sia per lo studente che per l’addetto alle segreterie. Un altro beneficio del progetto è la possibilità di integrare tecnologie profondamente diverse, il che ha reso possibile lasciare inalterata la struttura tecnologica preesistente.

Gli Uffici Universitari

Principali benefici per le segreterie studenti sono:

  • Il calo di lavoro allo sportello
  • La centralizzazione delle informazioni
  • La totale eliminazione degli errori di inserimento da parte del personale (ogni responsabilità è demandata allo studente)
  • L’eliminazione dei periodi di picco agli sportelli che creavano notevole disagio alla produttività degli uffici stessi

Un altro vantaggio da non trascurare è l’integrazione degli ambienti di front end e di back office: questo permette agli operatori di segreteria di assistere gli studenti che trovano difficoltà nell’uso dell’interfaccia.

Gli studenti

Il successo ottenuto con gli studenti è stato enorme. L’eliminazione delle code agli sportelli, la possibilità di accedere ad un gran numero di informazioni da casa propria 24 ore su 24, la possibilità di conoscere in ogni momento la propria posizione con tasse ed esami ha reso popolarissimo il servizio che è utilizzato giornalmente da centinaia di studenti.

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Portale per l'impiego di giovani laureati

Lo scenario

Chiunque abbia conseguito una laurea conosce bene la sensazione di smarrimento che si prova al termine di un percorso così lungo e impegnativo. Il passaggio da un impegno totale ad una situazione di disoccupazione lascia disorientati.

Molti tentativi sono stati fatti per mettere in contatto il mondo del lavoro con quello della formazione universitaria. Esiste, tuttavia,la necessità di avere un Sistema che possieda caratteristiche originali ed innovative, un ambiente modulare per mettere in contatto diretto tre realtà profondamente diverse: le aziende, i laureati ed i centri per l’impiego.

Risulta di fondamentale importanza la facilità d’accesso e di fruizione, la completezza delle informazioni inserite, la solidità del sistema, l’integrità e la sicurezza dei dati immessi dai vari soggetti, siano essi laureati o aziende.

L'applicazione

ISED si è inserita in questo contesto progettando un Sistema con l’obiettivo di favorire il rapido inserimento dei laureati negli ambienti di lavoro più consoni alle personali capacità, attitudini e interessi personali.

Lo strumento pensato e realizzato da ISED è risultato prezioso per le aziende che hanno a disposizione un sistema rapido ed efficace per selezionare il personale. Questo Sistema è risultato un eccellente supporto per i responsabili delle risorse umane, che possono ottenere dei profili informativi veramente completi dei possibili candidati. Nell’ambiente sono state integrate funzionalità specifiche per i centri per l’impiego che, mediante porte di accesso privilegiate, possono eseguire estrazioni in maniera indipendente dagli uffici universitari. Tutto questo a livello di consorzio interuniversitario, in modo da rendere disponibile un bacino eterogeneo di know how. L’ambiente prevede che più università possano associarsi rendendo disponibile un vasto patrimonio informativo e comunque rimanendo proprietari dei propri dati.

L'applicazione per gli Uffici dell'Università si occupa di:

  • Esaminare le richieste che provengono dalle aziende
  • Estrarre automaticamente i dati per le aziende
  • Esaminare i dati inseriti dai laureati
  • Gestire un portale informativo per i laureati
  • Comunicare mediante mailing list con i laureati

L'applicazione per gli studenti ormai laureati rende possibile:

  • Inserire le proprie schede anagrafiche, curriculum e compilare un questionario molto dettagliato
  • Modificare le informazioni in qualunque momento da casa propria
  • Consultare un elenco delle aziende che hanno offerto lavoro hai partecipanti

Le aziende possono inserire un modulo di richiesta con il dettaglio di ciò che necessita al momento.

I centri per l’impiego possono inserire una richiesta e generarsi autonomamente i dati richiesti.

L'obiettivo principale del progetto è stato quello di rendere disponibile un unico punto dove tutti i soggetti, siano essi datori di lavoro o persone in cerca di impiego, potessero trovare tutte le informazioni necessarie.

Per la realizzazione di questo ambiente, ISED si è rivolta ad una tecnologia web-oriented per rendere l’accesso pratico e flessibile, crendo un'interfaccia fruibile anche dalle persone che possiedono poca dimistichezza nell'utilizzao delle nuove tecnologie.

I Benefici

Il Sistema

L’ambiente creato da ISED permette una forte modularità per essere inserito in realtà universitarie eterogenea. Questo sistema soddisfa i criteri di modularità e flessibilità che consentono di aggiungere funzionalità non previste nel progetto originale, senza dover modificare la struttura gestionale o organizzativa. Permette un elevato standard di sicurezza ed un’elevata facilità d’uso sia per il laureato che per l’utente azienda. Si ha inoltre la possibilità di integrare tecnologie profondamente diverse, in modo da poter lasciare inalterate le strutture tecnologiche preesistenti.

I Laureati

Il principale beneficio per i neolaureati è di presentarsi mediante un unico portale ad una platea di operatori del settore “risorse umane” molto vasta. La semplicità d’uso e la possibilità di divulgare solo le informazioni che si desidera rendere pubbliche rende il progetto un vero successo.

Le Aziende

Chiunque si sia trovato ad avere necessità di reperire personale con qualifiche specifiche sa quanto sia difficile ottenere informazioni aggiornate, attendibili ed organiche. Questo progetto fornisce elenchi molto dettagliati (personalizzabili dall’azienda stessa al momento della richiesta) ma soprattutto organici che permettono confronti molto sofisticati tra i potenziali candidati.

I Centri per l'impiego

Grazie a questo progetto qualunque centro per l’impiego possiede un accesso privilegiato ed in tempo reale agli elenchi dei laureati delle università operanti nel consorzio, può accedervi in qualsiasi momento senza limiti di richieste.

Le Università

Il servizio fornito dalle Università ai propri laureati è di enorme valore, parallelamente i dati possono restare in possesso dell’ateneo consorziato mettendo a disposizione solo un accesso di interfaccia.

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Sistemi di Gestione dei Servizi Universitari

Lo scenario

La necessità di gestire l’erogazione dei Servizi di “Diritto allo studio Universitario” (es. mensa, concorsi in denaro, alloggi, prestiti di onore, ecc.), ha richiesto agli enti preposti la realizzazione di Sistemi Informativi che nel tempo hanno presentato funzioni sempre più evolute non solo di controllo e monitoraggio ma anche di supporto alle decisioni. Ciò allo scopo di ottimizzare il piano di interventi per l’erogazione dei Servizi agli utenti nell’ambito di uno scenario economico/politico che nel corso degli anni ha richiesto sempre maggiore attenzione alla minimizzazione degli sprechi ed alla ricerca di adeguati livelli di efficacia ed efficienza.
In quest’ottica un moderno Sistema Informatico di gestione dei Servizi di Diritto allo Studio Universitario deve prevedere almeno i seguenti Sottosistemi:

  • Banca Dati Utenti
  • Cassa
  • Mensa
  • Magazzino
  • Servizi vari a titolo oneroso e non
  • Procedure di servizio
  • Controllo di gestione

L'applicazione

Il Sistema ISED permette di gestire in modo integrato tutti i servizi erogati dall’Ente preposto in ambiente tipicamente client-server e con interfacce grafiche messe a punto ed ottimizzate in collaborazione con il committente.
Il Sistema implementa, inoltre, una ampia gamma di funzioni di Controllo di Gestione e di supporto alle decisioni che si sono rivelate utilissime ai fini della pianificazione e della definizione della strategie dell’Ente, oltre che alla ottimizzazione della struttura operativa delegata alla erogazione dei servizi.
L’architettura dl Sistema ISED si basa su un Server centrale open source completamente ridondato, su server di sede (uno per ogni sede periferica) e postazioni di lavoro PC-based.
E' presente una ampia gamma di periferiche di varia tipologia devolute alle gestione dei processi in tempo reale (lettori/scrittori di badge, punzonatrici di badge, monitor seriali di ampie dimensioni (28”), lettori di banconote e di monete, ecc.
L’affidabilità complessiva del Sistema si è dimostrata negli anni pienamente soddisfacente.

Alcuni "numeri" del sistema ISED:

  • 8 sedi collegate on-line
  • 6 mense controllate real-time
  • 29 tornelli di accesso in mensa
  • 18 postazioni di cassa presidiate
  • 14 postazioni di cassa automatica
  • 4 postazioni di produzione tesserini magnetici
  • oltre 50 postazioni di lavoro generiche

Per gestire:

  • 2.700.000- 3.000.000 di movimenti di accesso in mensa
  • circa 1.000.000 di movimenti di cassa
  • gestione di oltre 15.000 domande di partecipazione a Concorsi

I Benefici

I principali benefici che si sono ottenuti con la realizzazione del Sistema ISED sono:

  • l' Omogeneità della Soluzione
  • l' Integrazione delle Tecnologie
  • la Sicurezza e l’affidabilità del Sistema
  • la Completezza Funzionale
  • Il monitoraggio ed il controllo dei Servizi
  • Lo snellimento di procedure operative
  • L’ottimizzazione della struttura organizzativa
  • L’elevazione dei livelli di qualità dei Servizi
  • Importanti funzionalità di Controllo di gestione

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