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Ingegneria dei Sistemi



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Sistemi di Gestione del Personale

Le Risorse Umane costituiscono il patrimonio principale di un’organizzazione, e ciò è ancora più evidente nella Pubblica Amministrazione, dove il fattore umano è fondamentale per l’efficienza di funzionamento di un Ente pubblico e per la qualità dei servizi erogati al cittadino.

Per questi motivi é facile comprendere quale importanza strategica possa rivestire in tale settore la scelta del Sistema Informativo per la gestione del Personale. Il trattamento del Personale degli Enti pubblici, se da un lato deve essere in linea con normative e contratti di tipo nazionale, risente in larga misura di fattori locali ed organizzativi del singolo Ente, che non possono essere trascurati senza il rischio di rendere poco efficienti le procedure tecnico-organizzative.

I fattori da tenere presente nella scelta e definizione del Sistema informativo più adatto riguardano infatti:

  • Il livello di autonomia dell'Ente e, conseguentemente, la definizione della contrattualistica integrativa che deve essere gestita
  • L'assetto organizzativo esistente, per mutare il quale occorrono generalmente previsioni temporali a medio-lungo periodo
  • La realtà, la cultura tecnologica esistente, insieme con le prospettive di sviluppo
  • I tempi a disposizione per la messa in opera e la regimazione del Sistema che devono necessariamente prevedere i tempi di formazione ed addestramento del personale.

L'esperienza ISED nell'ambito di Sistemi Informativi per il Personale si è concretizzata negli ultimi quindici anni nella realizzazione di prodotti che, pur avendo analoga matrice logica, si differenziano essenzialmente per:

  • Il livello di personalizzazione operato per il singolo cliente e la conseguente successiva evoluzione
  • La piattaforma tecnologica adottata

Tali prodotti possono essere forniti sia in licenza d’uso, che attraverso un servizio di outsourcing che ISED eroga tramite il proprio Centro servizi. In entrambi i casi ISED su richiesta fornisce a corredo i servizi di assistenza e manutenzione necessari per l’avviamento e l’esercizio del sistema.

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L'Applicazione

ISED ha oggi a disposizione ed in esercizio operativo due principali versioni del prodotto Sistema Informativo del Personale:

  • Sistema del Personale per Enti pubblici
  • Sistema del Personale per le Università

Esse presentano alcune differenziazioni funzionali e tecnologiche che le rendono particolarmente indicate per gli Enti a cui sono destinate, pur essendo entrambe caratterizzate da una estrema flessibilità che prevede:

  • La definizione di un insieme di dati di base, parametrizzabili
  • L'articolazione delle informazioni individuali in schede
  • Un sofisticato sistema di calcolo degli stipendi basato su formule, che devono interpretare dati di base e dati individuali, e programmi simbolici di calcolo gestibili da personale non necessariamente informatico

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Sistema del Personale per Enti Pubblici

Il prodotto, attualmente adottato da alcuni importanti Enti, consente la gestione completa dell’organico ed è articolato nei sottosistemi:

  • Anagrafico/Giuridico
  • Previdenziale/Assistenziale
  • Retributivo.

Con gestione Anagrafico/Giuridica del Personale si intende l'ambito funzionale connesso all'apertura della situazione matricolare del Personale dipendente e non dipendente ed alla conseguente gestione della carriera dal punto di vista giuridico/retributivo:

  • Immatricolazione
  • Progressione giuridica
  • Ricostruzione di carriera
  • Attribuzione competenze accessorie per straordinari e turni
  • Gestione missioni del personale
  • Attribuzione assegni individuali, indennità,...
  • Attribuzione di ritenute volontarie

che in termini di informativa generale e quindi aggiornamento di:

  • Situazione anagrafica
  • Sede di servizio
  • Unità organizzativa di afferenza
  • Tetti per straordinari e turni

Con gestione Previdenziale/Assistenziale del Personale si intende invece, l'ambito funzionale connesso alla gestione delle domande e di tutto l'iter che da queste porta alla concessione di eventuali Prestiti, Sussidi, Borse di studio, Riscatti ecc.

E' opportuno precisare che l'intero Sistema Informativo va oltre le funzionalità strettamente legate a tale sottosistema essendo comunque aperto a soddisfare frequenti esigenze informative che si traducono nella necessita', da parte del personale dell'Ufficio Previdenziale, di consultazione di dati storici (importi percepiti ad una certa data) ed esecuzione di calcoli retributivi storici (importi dovuti ad una certa data).

La gestione Retributiva, con l'organizzazione funzionale adottata, è più specificamente dedicato alla definizione individuale della decorrenza retributiva (necessariamente distinta da quella giuridica), alle basi retributive ed al calcolo e storicizzazione dei dati retributivi.

Al di là delle definizioni particolari, il cui scopo consiste nel raggruppamento logico degli aspetti trattati, il prodotto è caratterizzato da una estrema flessibilità che ne consente l'adattamento, tramite semplici meccanismi di abilitazione/disabilitazione, ad organizzazioni con diversi ripartizione dei livelli di competenza tra Uffici.

Dal punto di vista architetturale, il modello dei dati individua due fondamentali macroinsiemi:

  • Dati di Base
  • Dati di Carriera

intendendo riferirsi col primo tipo all'insieme di informazioni "fondamentali" della materia amministrativa (contratti, profili giuridici, importi tabellari, tetti definiti per U.O. ecc.) e con il secondo tipo alle informazioni associate ad ogni singolo dipendente.

E' importante sottolineare che il disegno del sistema dei dati e' improntato sulla massima generalizzazione dei DATI DI BASE intesa come estrapolazione delle informazioni dalle caratteristiche della normativa vigente. Si tratta quindi di un sistema estremamente flessibile e facilmente configurabile per le esigenze degli Enti utilizzatori.
La piattaforma tecnologica utilizzata prevede un’architettura centralizzata, che può essere basata sia su sistema operativo di tipo legacy (mainframe Ibm), che su sistema Unix.

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Sistema del Personale per le Università

Il prodotto, attualmente utilizzato da alcune importanti Università italiane per il trattamento dei loro dipendenti, è costituito dai seguenti moduli applicativi:

  • Sottosistema Presenze
  • Sottosistema Giuridico
  • Sottosistema Stipendi
  • Sottosistema Pensioni
  • Sottosistema Concorsi.

Il Sottosistema Presenze è l’insieme delle procedure per la rilevazione automatica e la gestione delle presenze del Personale Universitario.

Il Sottosistema può essere strutturato secondo le seguenti Aree Funzionali:

  • Rilevazione delle Timbrature
  • Gestione delle Presenze/assenze
  • Gestione Dati Base
  • Gestione Dati Dipendenti
  • Generazione dati per Stipendi

Il Sottosistema Giuridico comprende le procedure per la gestione dei dati anagrafici, di status giuridico e professionali del Personale, che viene seguito dalla presa di servizio fino alla cessazione.

Gli obbiettivi principali del Sottosistema sono la gestione del nucleo fondamentale della base dati del Sistema Informativo e la produzione di documenti amministrativi, elenchi e statistiche varie sul Personale.

Il Sottosistema Giuridico è costituito dalle seguenti Aree funzionali:

  • Gestione Dati Giuridici
  • Gestione Dati Professionali
  • Certificati e Stato di Servizio
  • Gestione Sedi
  • Produzione di Elenchi e Statistiche

Il Sottosistema Stipendi raggruppa le procedure per effettuare il calcolo automatico delle retribuzioni di tutto il Personale Universitario, e per gli adempimenti di natura fiscale, che l’Università deve seguire, legati alle retribuzioni.

Il Sottosistema Stipendi è strutturato nelle seguenti Aree funzionali:

  • Gestione Archivio Retributivo
  • Gestione Dati Dipendenti
  • Gestione Dati Storici
  • Gestione Trattamento accessorio
  • Gestione Calcolo Retributivo
  • Gestione Calcolo De Maria
  • Gestione Calcolo Temporanei
  • Gestione Adempimenti fiscali e vari

Il Sottosistema Pensioni comprende l’insieme delle procedure informatiche per l’automazione delle pratiche amministrative relative alla Gestione delle Regolarizzazione di Carriera ai fini pensionistici, alla Gestione delle Pensioni e alle Cause di Servizio per il Personale Universitario. Sono, inoltre, previsti gli strumenti applicativi per l’elaborazione automatica dei calcoli richiesti nello svolgimento delle pratiche.

Il Sottosistema è suddiviso nelle seguenti aree funzionali:

  • Regolarizzazione delle Carriere per la Pensione
  • Regolarizzazione delle Carriere per la Liquidazione
  • Gestione delle Pensioni
  • Gestione delle Liquidazioni
  • Gestione delle Cause di Servizio.

Il Sottosistema Concorsi rappresenta l’insieme delle procedure per l’automazione dell’iter dello svolgimento dei concorsi per il Personale Universitario, dall’acquisizione delle domande di partecipazione fino alla stesura delle graduatorie finali.

E’ suddiviso in tre principali Aree funzionali:

  • Gestione concorsi
  • Gestione Candidati
  • Gestione Esami e Graduatorie

Il Sistema del Personale per le Università, inoltre, è stato da poco dotato delle funzionalità per l’automazione delle seguenti problematiche:

  • Borse di Studio
  • Assegni di Ricerca
  • Personale Assistenziale

Per quanto riguarda la piattaforma tecnologica, tale sistema è disponibile sia con architettura client-server, che in versione web-based.

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I Benefici

In sintesi i maggiori benefici che si possono ottenere utilizzando uno dei prodotti ISED per la gestione del Personale sono inerenti:

  • L'Omogeneità della Soluzione, in quanto l’utente lavora con uno standard operativo e d’interfaccia unico
  • L'Integrazione delle Funzioni e dei Dati, che elimina qualsiasi ridondanza delle informazioni registrate, che sono fruibili per qualsiasi funzionalità
  • La Sicurezza e la Riservatezza delle Informazioni, garantite dall’utilizzo dei principali rdbms oggi presenti sul mercato e dall’adozione di meccanismi di abilitazione degli utenti sia a livello di dati che di funzioni
  • La Completezza Funzionale, in quanto vengono automatizzate tutte le principali procedure di competenza degli Uffici del Personale
  • La Flessibilità Applicativa, che permette in molti casi all’utente finale di intervenire sulla logica d’elaborazione.

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